קביעת תורים בוואטסאפ: מתי הצ'אט מספיק, ומתי הוא מתחיל לאבד שעות

למה כולם התחילו לקבוע תורים בוואטסאפ

כי זה המקום שבו הלקוח כבר מדבר. לא ביקשתם ממנו להוריד אפליקציה, לא ביקשתם אימייל, והמשפט «אפשר מחר?» מרגיש טבעי יותר מטופס. למספרה, לקליניקה ולסטודיו זה ניצחון אמיתי על פתק ועל תא קולי. אי אפשר לזלזל בזה, וגם אי אפשר לעצור שם כשיש יותר מעשרה תורים בשבוע.

הוואטסאפ טוב בשיחה. שיחה היא סדרה של הודעות, לא מצב של משבצת. אין בה «תפוס» שאפשר לסמוך עליו אחרי שעה. יש בה הודעה שנקראה, הודעה שלא נענתה, והודעה שנענתה «כן» בלי שהמסך של הצד השני התעדכן. שתיים מהשלוש מרגישות כמו תור. רק אחת מהן נכתבה איפשהו.

בעלי עסק מחפשים «ניהול תורים בוואטסאפ» כשהם רוצים להישאר בצ'אט ועדיין להפסיק לטעות. חלק מהכלים בשוק עוטפים את הוואטסאפ בתזכורות ובבוט. זה כיוון לגיטימי. הוא עדיין צריך יומן מאחוריו. בלי לוח, הבוט רק עונה מהר יותר «אבדוק ואחזור».

איך זה נשבר, בדרך כלל באותו אחר צהריים

לקוח א׳ שואל על 16:00. אתם באמצע תספורת או טיפול, ועונים אחרי עשרים דקות «כן». בינתיים לקוח ב׳ שאל את מישהו אחר בצוות, או שאל אתכם בהודעה אחרת שראיתם קודם, וגם הוא קיבל כן. שניהם מגיעים. או שאף אחד לא מגיע, כי כל אחד חשב שהשני ויתר וההודעה «סגור» נשארה אצלכם בלי להגיע אליהם.

וריאציה שקטה יותר: «אחרי העבודה» לא הפך לשעה. «נראה מחר» לא הפך ליום. בסוף השבוע אי אפשר לשחזר את היומן מתוך השיחות, כי חלקן נמחקו, חלקן אצל העובד השני, וחלקן בקבוצה שבה מישהו כתב «אני לוקח את חמישי» בלי שעה.

קבוצה של לקוחות היא המקום הגרוע ביותר ליומן. השמות גלויים, הביטולים גלויים, ומישהו תמיד עונה על שאלה ישנה. אם כבר שולחים משהו לקבוצה, זה קישור אחד קבוע ללוח, לא רשימת שעות שמתעדכנת בהודעות.

מה להשאיר בוואטסאפ

שאלה על מחיר. בקשה להגיע עם ילד. «אני מאחר בעשר דקות». תמונה של מה שהלקוח רוצה. כל אלה שיחה, והן במקום הנכון. הניסיון להעביר גם אותן לטופס קר רק יעצבן אנשים שכבר סומכים על המספר שלכם.

מה לא להשאיר: את ההחלטה אם 16:00 פנויה. את רשימת מי שמגיע מחר. את הביטול היחיד של תור, בלי שהוא משתקף בלוח. שלושת אלה הם מצב, לא שיחה. מצב גר ביומן.

• «כמה עולה תספורת?» נשאר בצ'אט.
• «יש מקום ביום שלישי בארבע?» הולך לקישור, או למשפט שנבדק מול הלוח.
• «תבטלו לי את מחר» חייב להגיע לביטול עם אישור, לא להישאר כהודעה שסומנה בכוכב.
• צילום של היומן הנייר בתוך הצ'אט הוא סימן שהמעבר עוד לא קרה.

המשפט שמחליף את «רגע אבדוק»

«רגע אבדוק ואחזור» הוא נימוס, והוא גם תור שלא נסגר. המשפט החלופי קצר: «הנה היומן, מה שפנוי שם פנוי, בוחרים וזה נתפס». הלקוח שנכנס רואה משבצות של 30 דקות לפי השעות שלכם. הוא לא רואה את שמות האחרים. הוא לא מחכה שתחזרו מהכיסא.

אפשר לשלוח את הקישור גם בלילה. הוא לא מעיר אתכם, והוא לא מציע שעה ביום שסגרתם. זו לא אוטומציה של וואטסאפ. זו הפסקת השימוש בוואטסאפ כמחסן שעות. קביעת התור עצמה מתוארת בקביעת תור אונליין.

מי שמתעקש לכתוב שעה בתוך הצ'אט, כי ככה הוא רגיל, עדיין יכול לכתוב אותה לעוזר בעברית במסלול עסק+: «תור ביום שלישי בארבע». ההבדל הוא שהמשפט נבדק מול משבצת, לא מול הזיכרון של מי שקרא את ההודעה בין לקוח ללקוח. אם השעה תפוסה, לא עונים «סבבה» מתוך נימוס.

שני יומנים גרועים מאחד ישן

המעבר הנפוץ, והכושל, הוא להשאיר את הוואטסאפ «ללקוחות הוותיקים» ואת המערכת «לחדשים». תוך יום יש שעה שחיה רק באחד מהם. הוותיק מגיע על שעה שהחדש כבר לקח בקישור, כי מי שענה בצ'אט לא הסתכל בלוח.

הכלל המשעמם עובד: כל שעה חדשה נכתבת במקום אחד. אם עניתם «כן» בטלפון, האצבע השנייה פותחת את הלוח וסוגרת את המשבצת לפני שמניחים את השפופרת. אם לא סוגרים באותו רגע, ה«כן» היה חברתי, לא תפעולי.

1. בוחרים יום אחד שבו מפסיקים לכתוב שעות חדשות רק בצ'אט.
2. מעבירים ללוח את מה שכבר הובטח לשבוע הקרוב, פעם אחת.
3. שומרים הודעה מוכנה עם הקישור, כדי לא לנסח מחדש בכל פעם.
4. בסוף היום בודקים אם נשארה שיחה שבה אמרתם כן בלי משבצת.

ביטול שמסתתר בתוך שיחה

«לא אגיע» באמצע שיחה על משהו אחר הולך לאיבוד יותר מאשר «יש מקום?». בוואטסאפ אין כרטיס ביטול. יש בועה ירוקה. אם לא העברתם אותה ליומן, הלקוח הבא לא רואה את החור, ואתם מחכים למישהו שלא יבוא.

בלוח, ביטול נעצר לכן או לא ומוצג עם יום ושעה. זה איטי יותר משליחת אגודל. זה גם מה שמונע למחוק את התור הלא נכון כי קראתם את ההודעה למעלה. וואטסאפ יכול להישאר המקום שבו הלקוח מודיע. היומן הוא המקום שבו ההודעה הופכת למשבצת פנויה. בלי הצעד השני, ההודעה היא כוונה.

בוט בוואטסאפ הוא לא תחליף לבדיקה הזו

אפשר לקנות מענה אוטומטי, תפריט, ותזכורת. כדאי לשאול אותו דבר ששואלים יומן: אחרי שהלקוח בחר שעה, האם המשבצת תפוסה גם למי שנכנס מדפדפן, וגם למי ששאל אתכם אישית דקה אחר כך? אם הבוט חי רק בתוך הוואטסאפ, יש לכם יומן שלישי.

כאן תור לא יושב בתוך וואטסאפ ולא שולח תזכורות משם. מי שרוצה את השיחה במספר הירוק יכול להמשיך לענות שם על מה שאינו שעה, ולשלוח ללוח את מה שכן. מי שרוצה משפט חופשי מול היומן עושה את זה בעוזר, לא בשרשור שאין לו זיכרון של משבצות.

הסימן שאפשר לסמוך עליו

שבוע אחרי המעבר, גללו אחורה בצ'אט וחפשו שעות. אם הן שם והלוח ריק מהן, המעבר לא קרה. אם הצ'אט מלא בשאלות מחיר ובקישורים, והשעות רק על הלוח השבועי, קביעת התורים יצאה מוואטסאפ בלי שזרקתם את הוואטסאפ.

זה המצב שמספרות וקליניקות מחפשות כשהן כותבות את הביטוי בגוגל: להישאר זמינים איפה שהלקוח נמצא, ולהפסיק לאבד את ארבע. יומן אחד עושה את החצי השני. הוואטסאפ, במקום הנכון, עושה את החצי הראשון. למספרה יש המשך מעשי ביומן תורים למספרה.